Jak sprawnie przygotować harmonogram projektu – 6 zasad

Dane instytucji, cele, opis działania, partnerzy, harmonogram, budżet – każdy bibliotekarz doskonale wie, z czym należy wiązać te pojęcia. Oczywiście chodzi o projekty. Zarówno te finansowane z własnych środków (choć te rzadziej mają taką strukturę), jak i te, które wspierane są przez podmioty zewnętrzne (w tym przypadku jest to wymóg konieczny).

Próżno wśród tych pojęć szukać najważniejszego. Wszystkie one tworzą jedną całość. Muszą być ze sobą spójne i przede wszystkim informacje zawarte w jednej części nie mogą zostać pominięte w żadnej innej. To bowiem z góry dyskwalifikuje działanie. W najlepszym wypadku otrzymamy mniej punktów, co w bardzo wyrównanej rywalizacji sprawia, że de facto pozbawia nas szansy na środki. Rzadko zdarza się, aby grantodawcy byli tak zachwyceni pomysłem, aby dali szansę na dopracowanie wniosku. Formalnie jest to możliwe, ale w przypadku 30 czy 50 grantów, jakie są przyznawane spośród 2000–2500 otrzymanych wniosków jest raczej mało prawdopodobne. Dlatego jako twórcy musimy przyłożyć szczególna uwagę do każdej z części wniosku projektowego.

W tym artykule szczególna uwaga poświęcona zostanie harmonogramowi działań projektowych. Bez wątpienia jest to ważny aspekt wniosku. Z jednej strony jest on istotny dla grantodawców, z drugiej dla nas. Wyznacza on bowiem ścieżkę realizacji projektu, po której będziemy wędrować, gdy już otrzymamy wsparcie. Na ścieżce tej mamy kilka drogowskazów, które ułatwią nam jej przejście i właściwe przygotowanie harmonogramu.

Harmonogram działań projektowych to nic innego, jak zestaw aktywności, które będziemy podejmować w ramach projektu. W zależności od grantodawcy będą się one różniły między sobą, ale zawsze będą zawierały pewne informacje wspólne. Są wśród nich:

1. Działanie (czasami z jego krótkim opisem).
2. Okres realizacji (mieszczący się w czasie realizacji projektu).

W wersji harmonogramu, która będzie przygotowywana do wewnętrznego użytku lub działania od początku do końca realizowanego z budżetu biblioteki, można jeszcze dodać pole z wyszczególnieniem osoby odpowiedzialnej za realizację zadania.

Tak przygotowany dokument będzie zapisem kolejnych aktywności podejmowanych w ramach projektu. Tym samym będzie wyznaczał kierunek naszej pracy. Jego właściwe przygotowanie oparte jest o kilka zasad.

Pieniądze stanowią chyba najważniejszy obszar wniosku projektowego. Dlatego do planu wydatków przykładamy tak baczną uwagę. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że same wydatki to nie wszystko. Kluczowy jest fakt, iż wydatki powinny wynikać z działań, jakie podejmujemy. Punktem wyjścia jest więc harmonogram działań.

Komisje konkursowe oceniają zasadność poniesienia konkretnego kosztu w odniesieniu do faktycznych działań. W pierwszym kroku oceniający zastanawiają się czy zadanie, którego planuje się podjąć grantobiorca jest w ogóle realne do wykonania. Dlatego precyzyjnie opisane działania są tak istotne. Dają one bowiem pełen obraz realizowanego działania.

Budowa harmonogramu projektu pozornie może wydawać się łatwa. Wystarczy tylko wypisać wszystkie działania. Niestety takie podejście często przeradza się w trudną drogę. W tym miejscu nie chce nikogo straszyć. Jest to zadanie, które spokojnie każdy może wykonać. Warto pamiętać, aby w tej trudnej drodze podążać krok za krokiem i nie przeskakiwać w żadnym miejscu o dwa pola na raz.

Najlepiej będzie, gdy na początku przedstawimy specyficzne dla naszego projektu działania. One bowiem powinny zajmować największą część harmonogramu. To ich dokładny opis wyróżnia nasz projekt i to ich opis ma przekonać komisję konkursową.

Nie rezygnujmy oczywiście z wymienienia tych aktywności, które pojawiają się we wszystkich wnioskach. Nasz projekt również może być promowany, Będziemy nawiązywać współpracę czy partnerstwa. Oczywiste jest, że w projekcie dla dzieci w wieku 3-6 lat będziemy nawiązywać współpracę z przedszkolami. Choćby w celu promocji działania. Mając ograniczoną liczbę znaków można napisać pod koniec zestawienia aktywności: współpraca z przedszkolami. Nie ma większego sensu, aby opisywać dokładnie, co będziemy robić w tym obszarze. Tak samo w przypadku promocji. Pomyślmy tylko, ile razy każdy członek komisji konkursowej musi przeczytać: Promocja działań projektowych za pomocą mediów społecznościowych biblioteki. Z pewnością za dużo. Dlatego przesuńmy to na koniec listy, pokazując na pocztku to, co naprawdę jest istotne.

Jako pomysłodawcy projektu doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, co w jego ramach ma zostać wykonane. Często na etapie prac pojawiają się skróty myślowe. I nie chodzi tu o wymienne stosowanie np. Uniwersytetu Trzeciego Wieku z jego skrótem UTW. Mam tu na myśli raczej takie działania, w których zamiast precyzyjnego wyjaśnienia pojawia się skrót, który my doskonale rozumiemy, ale osoba czytająca wcale nie musi tego wiedzieć. My doskonale wiemy, jak układa się nasza współpraca z instytucjami kultury w regionie. Swobodnie przyjdzie nam napisanie, że będziemy współpracować z instytucjami w miejscowości X. Doskonale wiemy, że będzie to wyłącznie jedno lub dwa muzea (ze względu na dobrą relację). Grantodawca tego nie wie i może ocenić, że porywamy się z motyką na słońce. Sprawdzi bowiem sobie, że w danej miejscowości jest np. 6 różnych instytucji.

Rozwiązaniem tego problemu będzie precyzyjne wskazywanie nazw instytucji partnerskich. Nie tylko w części, w której wymieniamy partnerów, ale także w opisie projektu, a zwłaszcza jego harmonogramie. Powinniśmy wskazać, że wystawa odbędzie się w muzeum X, konkretnej instytucji, a nie pisać tylko, że wystawa odbędzie się w muzeum. To zbyt ogólne (aczkolwiek bezpieczne dla nas) sformułowanie nie daje obrazu współpracy.

Podobnie sytuacja wygląda z tworzeniem budżetu. Możemy napisać, że wydrukujemy plakaty promocyjne. Nasze lepsze przygotowanie będzie jednak pokazane, gdy sprecyzujemy tę informację i napiszemy, że wydrukujemy 50 plakatów w formacie 100x70 cm promujących wystawę w muzeum X.

Te proste działania pozwolą nam uniknąć klątwy wiedzy. Jednocześnie przesuną uwagę oceniających wniosek na konkrety, a nie pozostawią ją w obszarze domysłów. Nie jest to najlepsze pole dla poruszania się podczas oceny naszych wniosków.

Tworzenie harmonogramu projektu to ciągłe lawirowanie pomiędzy informacjami istotnymi i tymi mniej ważnymi. Kluczowe w tej całej układance jest to, aby zawrzeć wszystkie ważne wiadomości. Dlatego tworząc harmonogram powinniśmy wyjść od najbardziej ogólnych działań i stopniowo przechodzić do tych mniej istotnych, ale ważnych dla realizacji całości projektu.

Ciekawym rozwiązaniem przy, zwłaszcza bardziej skomplikowanych działaniach, będzie zastosowanie triad. Ten prosty zabieg pozwoli nam w oszczędnych słowach doprecyzować praktycznie każde działanie. Triada polega na wymienieniu maksymalnie 3 elementów danego działania. I tak organizacja konkursu czytelniczego będzie mogła wyglądać następująco:

Powyższe zasady są bardzo ważne i bez problemu mogłyby być stosowane w każdym wniosku projektowym, gdyby nie jeden kluczowy wymóg. Sprawia on, że tworzenie zarówno opisów, jak i harmonogramów bywa bardzo długą drogą. Tą trudnością jest… maksymalna liczba znaków.

Porównując pierwsze wersje wniosków tworzone na brudno z ich wersjami końcowymi widać znaczące różnice. Prawdopodobnie każda osoba tworząca harmonogram projektu przeszła przez proces wielokrotnego skreślania i zamieniania słów. Wszystko po to, by zmieścić się w limicie znaków. Niestety nie jest to możliwe do obejścia, ponieważ bardzo dużo obecnych wniosków składanych jest w formie elektronicznej poprzez specjalne formularze, które automatycznie ucinają tekst, gdy osiągnięty zostanie limit znaków.

Dlatego tworząc harmonogram projektu powinniśmy pisać bardzo konkretnie i precyzyjnie. Każde słowo jest na wagę złota. Czasami warto zastanowić się czy nie usunąć jakiegoś zdania, by podkreślić główne działania. Chcąc ograniczyć liczbę słów warto także stosować równoważniki zdań.

Zamiast napisać: w ramach projektu przygotujemy plakaty promujące konkurs czytelniczy.
napisać: Przygotowanie plakatów promocyjnych.

Precyzja i dokładność, oszczędność w słowach, przesunięcie ciężaru opisu na działania, a nie finanse to elementy harmonogramu projektu, które kierowane są przede wszystkim do komisji konkursowych. Musimy jednak pamiętać, że harmonogram jest przede wszystkim narzędziem dla nas. To głównie nam jako o osobom realizującym projekt ma pomóc w skutecznym przebrnięciu od początku do końca zadania.

Myśląc tak o harmonogramie działań z pewnością skupimy się na każdym nawet najmniejszym wydarzeniu i będziemy chcieli je opisać możliwie najdokładniej. Dlatego tworząc plan zadań warto przygotować dwie jego wersje. Pierwszą bardzo szczegółową dla nas. Zawarte będą w niej wszystkie działania z dokładnym opisem i kolejnymi krokami do zrealizowania. Nasza pamięć jest wadliwa i często nie do końca wiemy, co kryło się pod enigmatycznym sformułowaniem ujętym we wniosku projektowym. Zwłaszcza, gdy wniosek ten był pisany i wysyłany pół roku wcześniej. W tym momencie pomocna będzie własna, bardziej rozbudowana wersja harmonogramu.

Poza tym bardzo dokładana wersja harmonogramu będzie gotowym zestawem działań, które będziemy musieli podjąć. Dlatego warto poświęcić jej więcej czasu na etapie rozpisywania projektu.

Dobrym pomysłem na stworzenie dokładnej wersji harmonogramu dla nas będzie rozbudowanie pojawiających się wyżej triad. Opis każdego punktu lub podział konkretnych działań (punktów nadrzędnych) na pojedyncze zadania pozwoli doskonale zaplanować realizację projektu, a nam pokaże, jak dużo pracy nas czeka.