Przykładowy regulamin pracy zdalnej – wzór dokumentu z komentarzem eksperta

Jeżeli nie będzie u danego pracodawcy przepisów zakładowych regulujących te kwestie, zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym również kwestie jej finansowania i wypłaty należności pracownikom z tytułu np. używania własnego sprzętu, zużycia energii itp., zasad kontroli pracy zdalnej, będzie można każdorazowo ustalić z każdym zdalnym pracownikiem z osobna na podstawie porozumienia dotyczącego powierzenia pracy zdalnej, albo w poleceniu pracy zdalnej – jeżeli takowe polecenie będzie mogło być w danym przypadku wydane.

Pobierz wzory:

• Regulamin pracy zdalnej (od 7 kwietnia 2023 r.)
• Praca zdalna w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023 r. – oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej
• Wniosek o pracę zdalną nieobligatoryjną z Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r.
• Wniosek o okazjonalną pracę zdalną z Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r.

Regulamin pracy zdalnej należy wydać jako odrębny akt zakładowy, niezależny od regulaminu pracy ogólnego, obowiązującego u danego pracodawcy, zatem zasady pracy zdalnej nie powinny być wpisywane do ogólnego regulaminu pracy wydawanego na podstawie art. 104 i nast. Kodeksu pracy. Przy braku przedstawiciela załogi, zasady pracy zdalnej muszą być ustalane indywidualnie dla każdego pracownika zdalnego z osobna.

Przepis art. 67[20] Kodeksu pracy formułuje 3 sposoby uregulowania pracy zdalnej w danym zakładzie pracy:
1) w porozumieniu (zwartym ze związkami zawodowymi)
2) w regulaminie pracy zdalnej (ustalonym po obowiązkowych konsultacjach z przedstawicielstwem załogi, w sytuacji gdy w danym zakładzie nie funkcjonują związki zawodowe)
3) każdorazowo z poszczególnymi pracownikami kierowanymi do pracy zdalnej indywidualnie, na podstawie porozumienia z danym pracownikiem, albo na podstawie polecenia pracy zdalnej (gdy jest to dopuszczalne).
Jeżeli u danego pracodawcy nie działają związki zawodowe, należy wydać odrębny regulamin pracy zdalnej. KP co do tego nie pozostawia wątpliwości - jest to odrębny akt prawa zakładowego, inny niż "standardowy" regulamin pracy, gdyż jego ustalenie następuje w odrębnym od regulaminu pracy (ogólnego) trybie. Z tych przepisów wynika, że w ogólnym regulaminie pracy nie należy określać zasad pracy zdalnej - nie jest on miejscem do regulowania tych kwestii, także z uwagi na inny tryb wprowadzania (prostszy niż regulamin pracy zdalnej).
Oznacza to, że regulamin pracy zdalnej należy stworzyć jako nowy regulamin, nowy akt zakładowy.

Przepisy wymagają, aby przed jego wprowadzeniem, postanowienia były skonsultowane z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Przepisy kodeksowe nie regulują w ogóle kwestii dotyczących wyłaniania reprezentacji załogi w tym trybie, zatem to w danym zakładzie należy ustalić sposób wyłaniania tych przedstawicieli. Bez ich udziału nie można ustalić formalnie regulaminu pracy zdalnej. Jeżeli tacy przedstawiciele nie będą funkcjonować, zasady pracy zdalnej należy wtedy ustalać tylko indywidualnie, z każdym pracownikiem z osobna, na zasadzie porozumienia (reguła), albo w poleceniu pracy zdalnej (gdy takie polecenie może być wydane zgodnie z przepisami KP).

Jeżeli u pracodawcy nie działają związki zawodowe, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (które są obowiązkowe).
W nowym regulaminie pracy zdalnej należy określić co najmniej grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, oraz zasady:
•         pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej,
•         ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za używanie własnego sprzętu przez pracownika,
•         porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
•         kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, warunków pracy i bhp, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych),
•         instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.