Nowoczesna biblioteka 3.0 poleca: inwentaryzacja w bibliotece publicznej

Zarządzanie biblioteką to lawirowanie w gąszczu przepisów. Dlatego dobrze, gdy dyrektor książnicy na stałe współpracuje z prawnikiem lub chociaż korzysta z pełnego zestawienia aktualnych przepisów, do których musi się odnosić. Z jednej strony będzie to zabezpieczenie jego osoby, ponieważ w wielu przypadkach to właśnie kierownik odpowiada za instytucję.

Wiele dokumentów jest także częścią składową innych procedur, które muszą być prowadzone w bibliotece. Tak jest np. w przypadku inwentaryzacji, która stanowi część składową kontroli zarządczej. Jak prawidłowo przygotować się do inwentaryzacji oraz w jaki sposób skutecznie ją przeprowadzić dowiecie się z tego artykułu.

Inwentaryzacja jest dokumentem, który niewielu bibliotekarzy lubi uzupełniać. Należy bowiem skrupulatnie i dokładnie sprawdzić każdy przedmiot, znajdujący się w bibliotece. Informacje te umieścić na właściwym druku. Najtrudniejsze jest dokonanie tego po raz pierwszy. Wtedy jest to najbardziej czasochłonne. Każda kolejna inwentaryzacja jest już bowiem porównywaniem stanu faktycznego z dokumentem pierwotnym.

Konieczność wykonywania inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości. W tym akcie prawnym w art. 4 ust. 3 pkt 3 czytamy: „Rachunkowość jednostki obejmuje okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.”[1]

Jest to także jeden z kluczowych, a zarazem najskuteczniejszych elementów kontroli zarządczej. Dzięki niej uzyskujemy pełen obraz faktycznego stanu finansów książnicy. Jest także potwierdzeniem zapisów dokonanych w księgach rachunkowych z rzeczywistością.

Inwentaryzacja jest także okazją do oceny przydatności konkretnych elementów majątku biblioteki. Podobnie, jak w przypadku książek sprawdzamy, które są zaczytane i te ubytkujemy tak samo postępujemy z innymi przedmiotami. Sprzęt z czasem ulega zniszczeniu np. komputery nie działają już tak sprawnie lub wręcz psują się. Nie ma potrzeby zachowywać zniszczonego sprzętu na stanie biblioteki. Zwłaszcza, że w wielu przypadkach jest on elementem, który nie przyciąga do biblioteki nowych osób. Co z tego, że mamy 8 komputerów, jeżeli połowa nie jest sprawna. Zdecydowanie lepiej będzie odpisać je ze stanu biblioteki, a stoły, na których stał stary sprzęt przeznaczyć np. na miejsce do grania w gry planszowe.

Inwentaryzacja jest także informacją dla organów samorządu terytorialnego, który stosunkowo szybko pozwala wyłapać nieprawidłowości w gospodarowaniu mieniem biblioteki. To z kolei jest podstawą do rozliczenia osób, które materialnie odpowiedzialne są za poszczególne składniki majątku książnicy.

Inwentaryzacja w bibliotece dokonywana jest na podstawie zarządzenia dyrektora. Najbardziej popularnym rodzajem inwentaryzacji jest ta wykonywana co pewien czas – okresowa. Jej częstotliwość co do zasady określona została w art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości: „Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację.”

Zapis ten pokazuje, że działania związane z inwentaryzacją są nie tylko regularne, ale także stosunkowo częste. Spowodowane jest to przede wszystkim faktem, iż zachowana musi zostać zbieżność stanu faktycznego z innymi dokumentami księgowymi.

W przypadku wybranych składników można jednak dokonywać inwentaryzacji w innych okresach czasowych. Określone zostało to w kolejnych punktach art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości. I tak:

Drugim rodzajem inwentaryzacji jest inwentaryzacja doraźna. Jak sama nazwa wskazuje, nie musi to być zaplanowane działanie. Katalog zdarzeń, które są powodem zarządzenia dyrektora o doraźnej inwentaryzacji obejmuje m.in. zdarzenia losowe, których efektem była utrata części majątku. Będą to np. klęski żywiołowe, powodzie, pożary czy np. kradzieże.

Inwentaryzacja doraźna może być także powodowana kontrolą gospodarowania mieniem, jego ochroną. Spisu stanu faktycznego majątku biblioteki można także dokonać w sposób doraźny na polecenie instytucji wykonujących kontrolę w bibliotece. Będą to np. kontrole skarbowe, polecenie prokuratury, sądu czy policji.

W bibliotece możemy mieć także do czynienia z inwentaryzacją zdawczo-odbiorczą. Okoliczności jej zaistnienia związane są ze zmianą pracownika, który jest odpowiedzialny za konkretne składniki mienia biblioteki. Będzie ona miała miejsce np. w okoliczności zwolnienia pracownika, jego przejścia na emeryturę lub w sytuacji planowanej dłuższej nieobecności np. w przypadku urlopu macierzyńskiego.

Nieco inna jest sytuacja w przypadku zmiany osoby zarządzającej biblioteką. Te okoliczności nie wymuszają przeprowadzenia inwentaryzacji. Konieczne jest jednak dokonanie rozliczeni i sprawdzenia czy środki trwałe, za które odpowiadał kierownik rzeczywiście znajdują się na stanie biblioteki. Nowy dyrektor oczywiście może wydać zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji. Nie ma jednak takiego obowiązku.

Sprawne zorganizowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji wymaga podejścia systemowego. Dobrym rozwiązaniem będzie ustalenie procedury postępowania związanej z dokonaniem inwentaryzacji. Opisane w niej kolejne czynności, które musi wykonać bibliotekarz będą odpowiadały zapisom wszystkich aktów prawnych, do których stosowania zobowiązana jest osoba dokonująca spisu inwentarza. Stworzenie takiego dokumentu będzie także pomocne dla każdego bibliotekarza, który będzie w przyszłości zajmował się inwentaryzacją.

Już w przypadku tworzenie pierwszego spisu warto pomyśleć perspektywicznie i pomyśleć w kontekście długoterminowym. Dobrą praktyką będzie dokonywanie podziału zasobów biblioteki. Ważne jest, aby zrobić to z głową i ułatwić sobie przyszłą pracę. Skutecznym rozwiązaniem będzie sporządzenie oddzielnych dokumentów dla każdego z pomieszczeń znajdujących się w bibliotece. Dzięki temu uzyskamy możliwość kontrolowania stanu faktycznego w obrębie jednej lokalizacji. Szybko i łatwo odszukamy konkretne miejsce i przedmiot w sytuacji, gdy będzie on usuwany ze stanu biblioteki. Nie będziemy musieli przeglądać całej listy wszystkich pomieszczeń, a tylko jedną dla konkretnej lokalizacji.

Osobiście jestem zwolennikiem specjalizacji i uważam, że obszar inwentaryzacji (podobnie, jak każdy inny) powinien podlegać jednemu bibliotekarzowi. W przypadku większych książnic może to być zespół bibliotekarzy. Takie podejście pozwoli np. na śledzenie zmian w prawie przez konkretne osoby. Poza tym systematyczne wykonywanie konkretnej czynności sprawia, że w pracach nad nią dochodzimy do wprawy. Pojawiają się automatyzmy, które przyspieszają realizację zadania. Wybierając podejście oparte o specjalizację warto od czasu do czasu, aby pracownik odpowiedzialny za sporządzanie inwentaryzacji przeprowadził wewnętrzne szkolenie dla swoich kolegów. Różne są sytuacje losowe i nigdy nie wiemy, kiedy przekazana wiedza będzie wykorzystana.