Rozporządzenie określa:
1) sposób obliczania poniesionych przez pracodawcę kosztów z tytułu:
a) zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony nowego pracownika w celu zastępstwa żołnierza rezerwy albo żołnierza obrony terytorialnej pełniącego terytorialną służbę wojskową rotacyjnie,
b) powierzenia zastępstwa żołnierza rezerwy albo żołnierza obrony terytorialnej pełniącego terytorialną służbę wojskową rotacyjnie innemu pracownikowi zatrudnionemu dotychczas u tego pracodawcy,
c) wypłaty odprawy żołnierzowi obrony terytorialnej
- zwanych dalej "kosztami";
2) wzór wniosku o wypłatę świadczenia;
3) sposób dokumentowania przez pracodawcę poniesionych kosztów;
4) tryb wypłacania świadczenia.

Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:
1) ustawa - ustawę z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny;
2) żołnierz rezerwy - żołnierza rezerwy będącego pracownikiem nieświadczącym pracy w okresie odbywania ćwiczeń wojskowych w pasywnej rezerwie lub pełnienia służby wojskowej w aktywnej rezerwie;
3) żołnierz OT - żołnierza będącego pracownikiem nieświadczącym pracy w okresie pełnienia przez niego terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie;
4) świadczenie - świadczenie pieniężne, o którym mowa w art. 309 ust. 1 ustawy;
5) pracodawca - pracodawcę zatrudniającego pracownika będącego żołnierzem rezerwy albo będącego żołnierzem OT pełniącym terytorialną służbę wojskową rotacyjnie, który ubiega się o wypłatę świadczenia w związku:
a) z poniesieniem kosztów, bez kwot wynagrodzenia poniesionych z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony nowego pracownika w celu zastępstwa żołnierza lub z tytułu powierzenia tego zastępstwa innemu pracownikowi zatrudnionemu dotychczas u tego pracodawcy,
b) z wypłatą żołnierzowi OT odprawy, o której mowa w art. 306 ust. 2 ustawy;
6) wniosek - wniosek pracodawcy w sprawie wypłaty świadczenia.

Czynności przewidziane dla dowódcy jednostki wojskowej wykonuje dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz pasywnej rezerwy odbywa ćwiczenia wojskowe, pełni czynną służbę wojskową w aktywnej rezerwie albo w której żołnierz OT pełni terytorialną służbę wojskową rotacyjnie.

1. Świadczenie wypłaca się pracodawcy za okres:
1) odbywania przez żołnierza rezerwy ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, liczony od dnia stawienia się tego żołnierza do odbycia tych ćwiczeń do dnia jego zwolnienia z nich;
2) pełnienia przez żołnierzy rezerwy służby wojskowej w aktywnej rezerwie w dniach tej służby;
3) pełnienia przez żołnierza OT terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, liczony od dnia stawienia się tego żołnierza do pełnienia tej służby do dnia zwolnienia z niej.
2. Do uznania faktu:
1) odbywania przez żołnierza rezerwy ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy jest niezbędne stawienie się tego żołnierza do odbycia tych ćwiczeń, ogłoszenie tego faktu w rozkazie dziennym dowódcy jednostki wojskowej oraz przyjęcie tego żołnierza do stanu ewidencyjnego jednostki wojskowej;
2) pełnienia przez żołnierzy rezerwy służby wojskowej w aktywnej rezerwie w dniach tej służby jest niezbędne stawienie się tego żołnierza do pełnienia tej służby oraz ogłoszenie tego faktu w rozkazie dziennym dowódcy jednostki wojskowej;
3) pełnienia przez żołnierza OT terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie jest niezbędne stawienie się tego żołnierza do pełnienia tej służby oraz ogłoszenie tego faktu w rozkazie dziennym dowódcy jednostki wojskowej.
3. Okres, o którym mowa w ust. 1, stanowi suma dni odbytych ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, suma dni służby wojskowej w aktywnej rezerwie lub suma dni terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie w miesiącu odbywania tych ćwiczeń lub pełnienia tej służby.
4. W przypadku ćwiczeń wojskowych rotacyjnych okres, o którym mowa w ust. 1, oblicza się łącznie za cały czas trwania tych ćwiczeń w danym roku kalendarzowym.
5. Okres, o którym mowa w ust. 1, ustala dowódca jednostki wojskowej i stwierdza to w rozkazie dziennym oraz wydaje zaświadczenie w tej sprawie.
6. Zaświadczenie, o którym mowa w ust. 5, dowódca jednostki wojskowej wydaje nie później niż w terminie 7 dni od dnia zwolnienia żołnierza rezerwy z ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, służby wojskowej w aktywnej rezerwie lub do 7. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym była pełniona terytorialna służba wojskowa rotacyjnie, a następnie niezwłocznie przekazuje je szefowi wojskowego centrum rekrutacji.
7. W zaświadczeniu podaje się:
1) stopień wojskowy, imię i nazwisko oraz numer PESEL żołnierza rezerwy lub żołnierza OT;
2) rodzaj czynnej służby wojskowej;
3) termin stawienia się żołnierza do służby w aktywnej rezerwie oraz oznaczenie dokumentu powołania, termin stawienia się żołnierza na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy lub termin rozpoczęcia przez żołnierza pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie;
4) termin zwolnienia żołnierza z ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, zakończenia przez żołnierza służby w aktywnej rezerwie lub zwolnienia żołnierza z terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie, jeżeli zwolnienie nastąpiło w miesiącu, za który jest ustalany dany okres;
5) liczbę dni uznanych za dni odbywania ćwiczeń wojskowych przez żołnierza w ramach pasywnej rezerwy, służby w aktywnej rezerwie lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie;
6) przynależność ewidencyjną żołnierza do wojskowego centrum rekrutacji;
7) nazwę jednostki wojskowej oraz stopień wojskowy żołnierza, imię i nazwisko jej dowódcy lub osoby przez niego upoważnionej;
8) podpis dowódcy lub osoby przez niego upoważnionej.

1. Poniesione przez pracodawcę koszty, o których mowa w art. 309 ust. 2 ustawy, oblicza się przez zsumowanie w szczególności wydatków z tytułu:
1) przeszkolenia nowego pracownika lub pracownika, któremu powierzono zastępstwo na zajmowanym uprzednio przez żołnierza rezerwy lub żołnierza OT stanowisku pracy;
2) odbycia przez pracowników, o których mowa w pkt 1, szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
3) przydzielenia pracownikowi odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, jeżeli wynika to z przepisów prawa i warunków zatrudnienia;
4) opłat za przeprowadzenie badań lekarskich lub psychologicznych pracownika przed objęciem przydzielonego mu lub powierzonego stanowiska pracy, a jeżeli przewidują to przepisy - także po zwolnieniu go z tego stanowiska pracy;
5) ubezpieczenia pracownika, które jest związane ze specyfiką wykonywanego zawodu;
6) przedstawienia oferty zatrudnienia i przeprowadzenia postępowania kwalifikacyjnego, w tym także kosztów zleconej usługi pośrednictwa pracy w rozumieniu art. 18 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 690, 830 i 1079).
2. Koszty wynikają z dokumentów źródłowych ujętych w ewidencji finansowo-księgowej prowadzonej przez pracodawcę.
3. Koszty, o których mowa w art. 309 ust. 2 ustawy, oblicza się za okres nieobecności w pracy żołnierza rezerwy lub żołnierza OT i są one liczone wyłącznie od dnia jego powołania do czynnej służby wojskowej do dnia zwolnienia z niej lub od dnia rozpoczęcia służby w aktywnej rezerwie do dnia zakończenia jej pełnienia, lub od dnia rozpoczęcia pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie do dnia zakończenia jej pełnienia, z tym że w przypadku:
1) ćwiczeń wojskowych rotacyjnych - okres ten stanowi suma poszczególnych dni tych ćwiczeń w danym roku kalendarzowym;
2) ćwiczeń wojskowych innych niż wymienione w pkt 1 - okres ten stanowi suma dni, w których nieprzerwanie trwało dane ćwiczenie wojskowe, niezależnie od jego rodzaju;
3) służby w aktywnej rezerwie lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie - okres ten stanowi suma poszczególnych dni, w których w danym miesiącu była pełniona służba.
4. Wysokość wypłaconej żołnierzowi OT odprawy, o której mowa w art. 306 ust. 2 ustawy, uwzględnia się w kosztach liczonych za miesiąc, w którym żołnierz OT stawił się po raz pierwszy do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie.

1. Podstawę wypłaty świadczenia stanowi wniosek pracodawcy o wypłatę świadczenia złożony do szefa wojskowego centrum rekrutacji w terminie określonym w art. 309 ust. 3 ustawy.
2. Wniosek składa się w formie pisemnej i wówczas opatruje się go własnoręcznym i czytelnym podpisem z podaniem imienia i nazwiska pracodawcy, kierownika właściwej jednostki organizacyjnej pracodawcy lub innej osoby przez nich upoważnionej albo składa się go w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.
3. Do wniosku przesłanego za pomocą środków komunikacji elektronicznej dołącza się elektroniczną kopię dokumentów, o których mowa w ust. 4.
4. W przypadku ćwiczeń wojskowych pracodawca sporządza jeden wniosek za dane ćwiczenie wojskowe, w przypadku służby wojskowej w aktywnej rezerwie sporządza osobny wniosek za każdy okres, w którym ta służba była pełniona, a w przypadku terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie sporządza osobny wniosek za każdy miesiąc trwania tej służby. Do wniosku załącza się dokumenty potwierdzające poniesione koszty - mogą to być w szczególności uwiarygodnione kopie, wypisy lub wydruki z ksiąg rachunkowych.
5. Wzór wniosku jest określony w załączniku do rozporządzenia.

1. Szef wojskowego centrum rekrutacji na podstawie wniosku oraz zaświadczenia, o którym mowa w § 4 ust. 5, ustala wysokość świadczenia.
2. Wysokość świadczenia oblicza się następująco:
1) koszty wskazane we wniosku i uznane przez szefa wojskowego centrum rekrutacji dzieli się przez liczbę dni okresu, o których mowa w § 5 ust. 3;
2) jeżeli kwota dziennych kosztów obliczonych na podstawie pkt 1 jest wyższa niż kwota wynikająca z art. 309 ust. 7 ustawy, do dalszych wyliczeń przyjmuje się kwotę wynikającą z art. 309 ust. 7 ustawy;
3) kwotę obliczoną na podstawie pkt 1 lub 2 mnoży się odpowiednio przez liczbę dni uznanych za dni odbywania ćwiczeń wojskowych lub dni pełnienia służby w aktywnej rezerwie, lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie - wskazanych w zaświadczeniu, o którym mowa w § 4 ust. 5.
3. Wysokość świadczenia stanowi kwota obliczona na podstawie ust. 2 pkt 3.

1. Wypłaty świadczenia, o którym mowa w § 7 ust. 3, dokonuje dowódca wojskowej jednostki budżetowej, na której zaopatrzeniu pozostaje wojskowe centrum rekrutacji, w formie bezgotówkowej - na rachunek bankowy wskazany we wniosku.
2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą szefa wojskowego centrum rekrutacji, wypłata świadczenia może, na wniosek pracodawcy, zostać dokonana w formie przekazu pieniężnego na adres wskazany przez pracodawcę. W takim przypadku koszty opłaty przekazu ponosi pracodawca.

Postępowanie w sprawie wypłaty świadczeń jest zwolnione z opłat i kosztów administracyjnych.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.